La recente pandemia ha accelerato notevolmente la digitalizzazione delle aziende ed ha portato a nuovi modelli di organizzazione del lavoro. Mentre all’inizio del 2020 solo poche aziende avevano introdotto lo smart working, due anni dopo è considerato un modello lavorativo ormai consolidato in molte realtà aziendali. In alcuni casi si è deciso di mantenerlo, mentre in altri la decisione è stata quella di introdurre un modello ibrido secondo il quale alcuni giorni della settimana devono essere lavorati in presenza in ufficio.

Recentemente ho parlato con un cliente il quale mi ha detto che nella sua azienda, una nota multinazionale, il modello adottato è quello ibrido con un massimo di due giorni lavorativi in modalità smart, con un monte annuale di 90 giorni in modalità da remoto.

Che cos’è lo smart working? Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali dispone che «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

Nel 2020 la transizione da lavoro prevalentemente in presenza a lavoro da remoto è stata improvvisa, letteralmente da un giorno all’altro. Ci siamo trovati in presenza di quella che Darryl Conner definisce la “burning platform”, ovvero una situazione di urgenza che spinge all’immediata mobilitazione aziendale verso un cambiamento. Ora che la pandemia sta rientrando, occorre non fare l’errore di pensare che da un giorno all’altro si possa imporre ai lavoratori di tornare in presenza tutti i giorni. Infatti, non solo non abbiamo una situazione di burning platform, ma spesso non c’è stata una pianificazione della transizione dallo stato attuale a quello “passato”.

Come può un’azienda gestire con successo un ritorno al lavoro in presenza, sia parziale o totale? Per alcune professioni che richiedono lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative in presenza – ad esempio medici chirurghi, operai in linea di produzione – ci sono ragioni produttive che giustificano il lavoro nella sede aziendale, poiché non è fattibile che tali mansioni vengano svolte da casa. Ma per la maggioranza delle professioni un ritorno al 100% in ufficio non è necessariamente la scelta strategica migliore.

Recentemente, ho parlato con alcuni clienti i quali mi hanno detto di essere tornati in ufficio perché il loro manager non ha dato loro alternative. Sorridevano amaramente quando mi raccontavano che si sono trovati a lavorare con Zoom o Teams dall’ufficio poiché i clienti e i loro interlocutori non lavoravano in presenza. Queste persone erano molto crucciate e si chiedevano quale fosse la ragione di dover tornare in ufficio, aggiungendo due ore da pendolare ogni giorno e una serie di inconvenienti che avrebbero potuto evitare svolgendo le stesse attività utilizzando Zoom e Teams da casa. In queste situazioni dove l’interlocutore è in remoto e si passano intere giornate senza necessità di meeting o interazioni in presenza con collaboratori e stakehlders la ragione di questo ritorno al passato è legata prevalentemente ad una mentalità di micro-managing, al presenzialismo a tutti i costi, nonché a metodologie “manageriali” poco al passo con i tempi che vedono nella presenza in ufficio a tutti i costi la possibilità di poter controllare il lavoratore “Se X è in ufficio e sta facendo chiamate con Zoom so che sta lavorando e non oziando”. Questo è un grosso problema di mancanza di fiducia nei confronti dei membri dei propri team e di un comportamento molto lontano dai modelli di leadership più efficaci.

Quello che dobbiamo prendere in considerazione è che il passaggio dallo smart working al lavoro ibrido o al 100% in presenza è un cambiamento culturale e va gestito come tale. La metodologia Prosci offre gli strumenti per poter pianificare e gestire questo cambiamento con successo.

Come professionisti delle Risorse Umane che cosa potete fare per gestire al meglio questa iniziativa di cambiamento culturale?

Prima di procedere con l’iniziativa di introduzione del lavoro ibrido o del ritorno al lavoro in presenza al 100% suggerisco vivamente di supportare i senior leader in azienda nella definizione della strategia aziendale e nella decisione se il lavoro ibrido o in presenza al 100% siano la soluzione migliore. Al fine di poter gestire il cambiamento e minimizzare la resistenza è utile chiedere alle persone impattate qual è la loro opinione. Spesso dialogo con persone impattate da un cambiamento che mi dicono “Non ho avuto nessuna voce in capitolo, me lo hanno imposto”. La ricerca Prosci dimostra come la mancata inclusione nelle scelte legate ad un’iniziativa di cambiamento generi notevole resistenza. Come possiamo minimizzare la resistenza? Ad esempio, tramite un sondaggio tra i lavoratori. Ovviamente in presenza di sindacati è bene coinvolgerli nel processo.

Se la decisione è quella di procedere con il lavoro ibrido o con un ritorno in ufficio al 100% trattiamo questo cambiamento come un cambiamento culturale. Questo va ad impattare non solo il luogo fisico dove si svolge l’attività, ma anche i comportamenti critici e la mentalità delle persone impattate, i processi, i sistemi. La metodologia Prosci offre lo “Yesterday - Tomorrow Assessment”, uno strumento molto efficace per determinare i gruppi impattati, come vengono impattati e il grado di impatto di un cambiamento. Questo strumento ci consente di identificare sin dalla fase iniziale di un progetto di cambiamento eventuali aree di resistenza e di implementare tattiche volte a minimizzarla.

Al fine di supportare le persone impattate dal cambiamento potete utilizzare il modello ADKAR di Prosci che consente a manager e sponsor di gestire in modo proattivo la transizione delle persone impattate dallo stato attuale a quello futuro e avere il polso della situazione durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Il lavoro ibrido comporta anche la modifica della modalità di collaborazione tra i collaboratori di una funzione e tra le diverse funzioni. Richiede inoltre una modalità di gestione manageriale basata su flessibilità e fiducia. Questi elementi possono avere un impatto importante sui manager che vedono nel presenzialismo a tutti i costi la principale metrica per valutare la performance e l’impegno di un individuo. La metodologia Prosci aiuta a pianificare e gestire con successo un’iniziativa di cambiamento, anche legata alla cultura aziendale. Come professionista delle Risorse Umane puoi supportare sponsor e manager nella gestione della transizione dal modello attuale di organizzazione del lavoro a quello futuro.

Passare dal lavoro in remoto a quello ibrido o tornare alla modalità al 100% in presenza non è semplice: le persone hanno avuto due anni per poter testare come i vantaggi del lavoro in remoto e il fatto che in moltissimi casi è possibile lavorare da casa in modi efficiente. Imporre alle persone un ritorno in ufficio senza alternative e spesso senza una ragione strategica oggettiva crea resistenza e in molti casi la decisione di lasciare l’azienda. Negli ultimi due anni abbiamo assistito anche in Italia al fenomeno delle Grandi Dimissioni, spesso determinate da un desiderio di ottenere un miglior bilanciamento tra vita professionale e vita privata. Nel prossimo blog parlerò di questo fenomeno e di come la perdita di individui con competenze chiave e i costi legati ad un turnover significativo impattino la produttività delle aziende italiane . 

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