Tutti sappiamo che la leadership è necessaria per il successo dei progetti. I leader forniscono spesso il budget e altre risorse, delineano la strategia e l'ambito di applicazione e indicano tempistiche e date del progetto. Pur essendo importanti per il progetto in sé, queste decisioni manageriali non ne garantiscono tuttavia il successo.

Dal 1998 la sponsorizzazione è l'argomento maggiormente trattato da tutte le persone principali che hanno contribuito ai report di benchmarking di Prosci . Tale aspetto ha un impatto diretto sul conseguimento o meno degli obiettivi dei progetti. Un efficace sponsor di livello dirigenziale può aumentare dal 25% all'85% le possibilità di un progetto di ottenere i vantaggi aziendali stabiliti. Per tale motivo il ruolo dello sponsor può essere considerato uno dei fattori maggiormente determinanti per il successo della gestione del cambiamento.

Ma, in che modo la sponsorizzazione è diversa dalla leadership? Sono 3 i ruoli principali per gli sponsor individuati dai partecipanti alla Ricerca di Prosci sulle migliori pratiche. Tali ruoli sono i seguenti: sponsorizzazione attiva e visibile, comunicazione diretta e creazione di una coalizione.

Il ruolo dello sponsor

Assegnare a qualcuno la sponsorizzazione del progetto è il primo passo concreto per garantirne il successo. Tuttavia, è importante precisare che non tutti sono in grado di, o devono svolgere il ruolo di sponsor in un progetto. Quello dello sponsor è un ruolo attivo che prevede partecipazione e coinvolgimento nell'ambito di un progetto, e può variare a seconda dei livelli o dell'area funzionale. Potrebbe inoltre essere necessario più di uno sponsor per la sponsorizzazione dell'impegno volto al cambiamento. Riportiamo di seguito le responsabilità previste per uno sponsor nell'implementazione del cambiamento:

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Sponsorizzazione attiva e visibile

Il compito dello sponsor è fare in modo che gli obiettivi del progetto siano in linea con la strategia complessiva dell'azienda, superare la resistenza avvalendosi del supporto di altri dirigenti senior e fornire indicazioni durante il progetto stesso. Il ruolo dello sponsor di livello dirigenziale potrebbe risultare analogo a quello di un project manager. In realtà, tuttavia, i project manager sono responsabili dell'attuazione quotidiana del cambiamento mentre lo sponsor occupa una posizione di gran lunga più strategica, creando il contesto giusto per il successo dei cambiamenti da implementare.

Uno sponsor può dimostrare comportamenti attivi e visibili in 2 modi: supportando il team e promuovendo il cambiamento.

Tra gli esempi di come uno sponsor può supportare il team sono inclusi i seguenti: eliminare gli ostacoli per il team addetto alla gestione del cambiamento, fornire risorse e budget e comprendere l'intero processo del cambiamento, l'impatto del processo e lo stato futuro desiderato che intende produrre.

Promuovendo il cambiamento, gli sponsor dovrebbero creare aspettative positive ed entusiasmo nei confronti del cambiamento in questione ed essere fra i primi ad adottare il nuovo sistema di lavoro.

La sponsorizzazione attiva e visibile aumenterà il profilo del cambiamento, poiché nell'intera organizzazione i dipendenti inizieranno a notare i nuovi sistemi di lavoro adottati da un leader che funge da modello.

Creare una coalizione di sponsorizzazione

Lo sponsor principale deve svolgere un ruolo guida durante la creazione e il mantenimento di una solida coalizione di leadership che supporta e incoraggia i cambiamenti in corso, ripetendoli nell'intera organizzazione. Lo sponsor è inoltre responsabile di motivare gli altri principali leader aziendali e stakeholder per far sì che sostengano il cambiamento e lo legittimino nel loro reparto aziendale. Una coalizione di sponsor è particolarmente importante per i cambiamenti che potrebbero interessare più funzioni di un'organizzazione.

Il responsabile del cambiamento deve inoltre supportare lo sponsor svolgendo un ruolo permissivo per il leader senior. Fornire supporto e incoraggiamento aggiuntivi a dirigenti e leader senior si rivelerà vantaggioso nell'ambito del loro ruolo di sponsorizzazione. Il responsabile del cambiamento può inoltre aiutare i leader a diventare sponsor più validi durante il processo del cambiamento offrendo coaching e agevolando specifiche attività di sponsorizzazione. Una volta che i team addetti alla gestione del cambiamento supportano in maniera efficace il ruolo dello sponsor, diventano una parte fondamentale del processo quando attuano con successo il cambiamento, migliorando di conseguenza l'esito complessivo del progetto.

Comunicazione

Molti dipendenti interessati dal cambiamento spesso desiderano conoscere dai leader dei livelli dirigenziali il motivo alla base del cambiamento stesso. Numerosi leader senior preferiscono delegare la comunicazione del messaggio ai livelli inferiori trasmettendolo infine ai dipendenti tramite specifici punti di contatto. Uno sponsor efficiente deve valutare l'esigenza del cambiamento nell'ambito dell'organizzazione e stabilirne le priorità comunicando direttamente con le persone interessate dal cambiamento stesso.

Qui, il termine direttamente assume una particolare importanza. Quello diretto è il modo migliore per comunicare e dovrebbe essere sempre utilizzato laddove possibile. I leader non dovrebbero sottrarsi al compito di "mostrarsi in pubblico" e incontrare le persone interessate dal cambiamento. Ecco alcuni suggerimenti per comunicare in maniera diretta:

• Comunicare la visione finale
• Rendere le persone consapevoli degli aspetti specifici e della necessità del cambiamento
• Sostenere il cambiamento
• Manifestare con decisione il supporto al cambiamento
• Spiegarne i vantaggi WIIFM (what’s in it for me?, Quali sono i vantaggi per me?)
  
  

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