Misurare il successo delle iniziative di cambiamento è stato un punto dolente di lunga data per molte organizzazioni e quindi ora cercano di implementare sistemi di misurazione e metriche che forniscano risposte tangibili sulla progressione del cambiamento.
Poiché sempre più considerano il cambiamento e la trasformazione come una metrica imperativa, misurare il lato delle persone del cambiamento sta diventando un'aspettativa e persino un requisito in molte organizzazioni; esiste un collegamento diretto tra le persone colpite che adottano e utilizzano le nuove capacità introdotte nel cambiamento ed i risultati di business attesi dai leader che introducono e sponsorizzano tali iniziative. I recenti progetti di ricerca e il pensiero progressista stanno aprendo la strada alla creazione di sistemi e processi che forniscono dati solidi.
La Prosci Change Management Scorecard affronta tre aree di successo: definizione, misurazione e monitoraggio. La scorecard rappresenta tre dimensioni di misurazione durante l'intero ciclo di vita di un progetto.
Per i professionisti della gestione del cambiamento, questi possono essere altrettanto impegnativi. Con il framework delle scorecard, può essere facilitato un approccio strutturato alla definizione del successo in termini di risultati di business per l'organizzazione. Questi risultati sono quindi direttamente collegati al modo in cui gli individui adottano nuovi modi di lavorare e questo a sua volta è collegato al modo in cui viene eseguita la gestione del cambiamento per supportare questa adozione individuale e collettiva.
Le precedenti barriere alla misurazione del successo del cambiamento si basano sul fatto che vengono eseguite dopo l'evento e non come un obiettivo concordato a cui si mira sin dall'inizio. Quando il successo è definito dopo il punto di partenza iniziale di un progetto o anche dopo il suo completamento, può diventare molto rapidamente un argomento dibattuto.
La Prosci Scorecard si concentra sul processo di creazione di una definizione predeterminata di successo, durante la fase di avvio del progetto, attraverso un processo di pensiero collaborativo che coinvolge tutte le parti interessate. Questo processo considera gli obiettivi del cambiamento, nonché qual è il ruolo dell'adozione e dell'utilizzo da parte dei dipendenti e come può essere misurato.
Ad esempio, la creazione di una definizione condivisa di cambiamento si basa sulla produzione di risposte alle seguenti domande:
"Perché stiamo cambiando?"
"Come dovrebbe essere il completamento del progetto?"
"Come definiamo il successo?"
Una definizione unica di successo stabilita prima del lancio del progetto consente di incanalare tutte le attività di cambiamento in un'unica direzione e si può ottenere un'analisi uniforme dei progressi. Consentire a questo processo di definizione del cambiamento di avvenire bene sembra semplice, ma in pratica molte organizzazioni faticano a rispondere chiaramente a queste domande essenziali pre-requisiti abbastanza presto o in modo sufficientemente approfondito, prima di lanciarsi in una serie di attività costose principalmente volte a costruire la nuova capacità con poca o nessuna considerazione di come i dipendenti interessati direttamente saranno supportati per adottarlo. CMC ha creato un approccio di workshop sulle migliori pratiche alla definizione del cambiamento. Per ulteriori informazioni o una discussione privata, contattaci.
Misurare con successo il cambiamento si basa sulla comprensione di quali metriche sono applicabili per determinare le prestazioni del Progetto. Attraverso i tre livelli di prestazione del cambiamento - organizzazione, gestione individuale e gestione del cambiamento - è possibile utilizzare una varietà di metriche delle prestazioni.
Utilizzando la definizione stabilita di successo, è possibile scegliere la combinazione esatta di metriche per misurare il successo del cambiamento in relazione agli obiettivi pertinenti. Per un'analisi più dettagliata sullo stato di avanzamento, queste metriche possono essere modificate man mano che un progetto si muove attraverso tre fasi distinte del ciclo di vita: iniziale, intermedia e avanzata.
Oltre a selezionare un quadro di metriche appropriate, dovrebbe essere identificato anche il modo in cui si correlano con la definizione di successo.
Le metriche delle prestazioni nella fase iniziale potrebbero essere: "Obiettivi fissati" e "Cambiamento o preparazione aziendale".
Le metriche di rendimento intermedie potrebbero essere: "Progressi verso la pianificazione", "Prestazioni rispetto ai risultati finali", "Aderenza alla pianificazione" e "Indicatori chiave di prestazione".
Le metriche delle prestazioni nella fase avanzata potrebbero essere: "Realizzazione dei vantaggi", "ROI", "Successo del progetto", "Obiettivi raggiunti", "Miglioramento delle prestazioni" e "Risultati ".
Le metriche delle prestazioni nella fase iniziale potrebbero essere: "Accettazione e impegno", "Consapevolezza", "Comprensione" e "Prontezza individuale".
Le metriche del rendimento a metà fase potrebbero essere: "Adozione", "Coinvolgimento", "Partecipazione".
Le metriche delle prestazioni nella fase avanzata potrebbero essere: "Utilizzo", "Conformità", "Competenza", "Risultati".
Le metriche relative alle prestazioni nella fase iniziale potrebbero essere: "Approccio applicativo", "Dedicare risorse", "Scale e personalizzazione".
Le metriche di rendimento della fase intermedia potrebbero essere: "Completamento attività", "Consegne di comunicazioni", "Partecipazione alla formazione".
Le metriche delle prestazioni della fase avanzata potrebbero essere: "Efficacia dell'attività", "Efficacia della comunicazione", "Efficacia della formazione", "Efficacia del supporto", "Raccolta di feedback", "Audit di conformità e utilizzo", "Risultati".
Con le metriche scelte identificate per ogni livello di modifica e periodo di tempo, diventa possibile classificare ciascuna in etichette di alto livello che compongono il framework della scorecard. Esempi di metriche e KPI specifici utilizzati efficacemente in progetti di vita reale possono essere trovati facendo riferimento alla ricerca sulle migliori pratiche 2016 Prosci o consultando CMC.
Man mano che un progetto attraversa le varie fasi del ciclo di vita, le metriche stabilite per misurare i progressi consentono la creazione di una comprensione dettagliata del successo complessivo del cambiamento. Con tali metriche specifiche in atto e la definizione predeterminata di successo, è possibile monitorare le prestazioni di ciascun livello di cambiamento e misurare il successo di un particolare sforzo di cambiamento.
Con un numero crescente di organizzazioni che considerano il successo del cambiamento un ingrediente essenziale per abilitare la loro strategia futura, l'importanza di stabilire e implementare sistemi e metriche in grado di fornire risposte tangibili sul successo del cambiamento sta diventando imperativa.
Stabilendo innanzitutto una definizione di successo a livello di progetto condivisa e riconosciuta da tutte le parti coinvolte, è possibile utilizzare un'immagine delle metriche più rilevanti per misurare il successo del cambiamento a tutti i livelli di prestazioni e fasi del ciclo di vita del progetto. Con ciascuno di questi determinati prima dell'inizio del progetto, forniscono un quadro stabilito per il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni del progetto in corso.
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